Naplata članarine bez prekrižavanja

Klub koji članarinu vodi u Excelu svaki mjesec ponavlja isti posao: preuzme izvod iz internet bankarstva, otvori tablicu i ručno traži tko je platio. Ime na uplati je ime roditelja, ne djeteta, pa prepoznavanje ovisi o pamćenju tajnika, ne o podatku u tablici. Trenirko taj posao svodi na uvoz izvoda i pregled iznimaka: zaduženje nastaje jednom za cijelu grupu, roditelj dobije uplatnicu s barkodom koji sam popuni nalog u banci, a uplate se uparuju automatski po pozivu na broj, iznosu i imenu platitelja. Tajniku ostaje pregled onoga što se ne poklopi samo, ne prepisivanje svake uplate ručno.

Zašto naplata članarine pojede tajnika

Naplata rijetko izgleda kao problem dok klub ima desetak članova — tajnik zna tko je platio jer pamti razgovor s roditeljem. Problem se pojavljuje kad grupa naraste i kad izvod iz banke treba ručno usporediti s tablicom svaki mjesec, za svaku uplatu posebno.

• Ime na uplati nije ime djeteta. Uplatu u izvodu potpisuje roditelj, a tablica vodi člana po imenu djeteta, pa je spajanje ručno nagađanje.
• Roditelj s dvoje djece plati jednom. Jedna uplata pokriva dvije stavke u tablici, a tajnik to mora sam razdvojiti.
• Poziv na broj se izgubi u prijepisu. Roditelj ga prepiše krivo ili ga uopće ne upiše, pa uplata u izvodu ostane bez veze sa zaduženjem.
• Opomena ide i onome tko je jučer platio. Bez svježeg uparivanja podsjetnik stigne i roditelju koji je upravo podmirio dug.
• Na kraju godine nitko ne zna ukupno stanje. Tablica raste cijelu sezonu i do lipnja nitko sa sigurnošću ne zna tko sve duguje.

Nijedan od ovih problema nije velik sam za sebe. Zajedno pojedu večer svaki mjesec, i to upravo onu večer kad tajnik ionako nema vremena.

Tajnik u klubu obično nije knjigovođa nego roditelj koji je pristao pomoći. Posao oko članarine radi navečer, poslije posla, uz proslijeđene mailove umjesto sustava koji pamti umjesto njega. Svaka nova sezona donosi nove članove i nove pozive na broj, a Excel koji je do jučer izgledao uredno treba posložiti gotovo od nule. Ono što bi trebalo biti provjera brojki pretvara se u detektivski posao svaki put kad stigne novi izvod.

Što je HUB3 uplatnica s 2D barkodom

HUB3 je standard Hrvatske udruge banaka za platni nalog. Barkod na uplatnici je 2D zapis tipa PDF417, a njegov tekstualni sadržaj uvijek počinje nizom „HRVHUB30". U njemu je upisano sve što inače roditelj upisuje ručno: valuta, iznos, ime i adresa platitelja, primatelj i njegov IBAN, model, poziv na broj, šifra namjene i opis plaćanja.

Roditelj barkod skenira u svojoj m-banking aplikaciji i nalog za plaćanje se popuni sam. Ne prepisuje IBAN kluba ni poziv na broj — a upravo prepisivanje tih dvaju polja najčešće završi krivo.

Barkod nosi cijeli nalog, ne poveznicu na njega. Zato roditelj ne otvara preglednik i ne prijavljuje se nigdje — skeniranje samo po sebi popuni sva polja u aplikaciji banke, spremna za potvrdu.

Uplatnica je obični PDF s barkodom. Roditelj je dobije mailom čim tajnik zaduži grupu, a vidi je i u aplikaciji, u odjeljku Plaćanja.

Poziv na broj: zašto je važniji od iznosa

Iznos kaže koliko je roditelj uplatio, ne za što. Kad ista obitelj plaća članarinu za dvoje djece ili kad isto dijete ima dva zaduženja u istom mjesecu — članarinu i opremu — iznos i ime platitelja više nisu dovoljni da se uplata sigurno spoji sa stavkom. Poziv na broj je jedini podatak na uplatnici koji je namjerno jedinstven baš za to zaduženje.

Model naloga (oznaka poput HR00) određuje i koliko se odvojenih podataka smije upisati u sam poziv na broj — najviše tri, odvojena s najviše dvije crtice. Zato dobar poziv na broj mora u par znamenki nositi i tko plaća i za koji mjesec, a da pritom ne probije to ograničenje.

Bez jasne upute platitelja uplata se, razumno, pripiše najstarijem otvorenom dugu — ali pretpostavka je uvijek nagađanje, koliko god razumna bila. Poziv na broj to nagađanje briše: kaže točno kojem zaduženju uplata pripada, bez obzira na to koji je po redu.

Kako Trenirko naplati članarinu od zaduženja do izvoda

Trenirko cijeli tijek drži u jednom sustavu, od zaduženja do zatvorenog duga, pa nijedan korak ne živi u zasebnoj tablici koju netko mora ručno ažurirati.

• Zaduži grupu. Odabereš grupu, upišeš naziv zaduženja, iznos i rok, i svaki roditelj u grupi odmah dobije mail s uplatnicom. Član koji se upiše usred mjeseca zadužuje se pojedinačno, bez da se cijela grupa zadužuje iznova. Uplatnica i sve obavijesti idu financijskom skrbniku upisanom uz člana — korisno kad roditelji nisu u istom kućanstvu i kad plaćanje vodi samo jedno od njih.
• Roditelj plati skeniranjem. Barkod iz maila ili iz aplikacije popuni nalog sam, bez prepisivanja.
• Uvezeš bankovni izvod. Izvod iz internet bankarstva učitaš kao CSV ili camt.053. Trenirko upari uplate s članovima po pozivu na broj, iznosu i imenu platitelja. Sigurne uplate evidentira sam, a na pregled ti stižu samo iznimke — malo odstupanje u iznosu ili uplata koju ne prepozna, uz razlog zašto. Trenirko nema pristup računu kluba i ne inicira plaćanja. Banke izvoze CSV različito — nazivi stupaca nisu isti kod svih — pa Trenirko stupce prepozna sam, po ključnim riječima u zaglavlju, i predloži mapiranje; ti ga samo potvrdiš ili po potrebi ispraviš prije uvoza.
• Popis dužnika je točan sam od sebe. Bez prekrižavanja u tablici, s dugom razvrstanim po starosti: nedospjelo, 0–30, 31–60 i više od 60 dana kašnjenja. Dan dospijeća sam još nije kašnjenje, a podjela po starosti odmah pokaže i kome se prvo javiti.
• Pošalješ podsjetnik ili ga pustiš da ide sam. Skupni podsjetnik označiš, pregledaš primatelje i potvrdiš; svaki roditelj dobije mail s iznosom i uplatnicom u privitku. Klub može uključiti i automatske opomene — jednom dnevno, tek nakon zadanog broja dana kašnjenja i do gornje granice broja opomena po zaduženju — no dok ih ne uključiš, ništa ne ide samo od sebe. Ako član ima više dospjelih zaduženja, sva stanu u jedan mail, ne u pet odvojenih poruka, a skrbnik uz mail dobiva i push obavijest u aplikaciji.

Poziv na broj Trenirko slaže sam, po shemi šifra člana-GGGGMM-serija — na primjer „123-202609-1": šifra člana kaže tko plaća, GGGGMM koji mjesec, a serija razdvaja dva zaduženja istom članu u istom mjesecu, recimo članarinu i opremu, pa se ni ona ne miješaju. Opis plaćanja slaže kao „naziv zaduženja - ime člana", pa banka u pregledu izvoda odmah pokaže za koga je uplata, čak i kad na računu stoji ime roditelja koje se ne poklapa s imenom člana u tablici.

Barkod na uplatnici i uvoz izvoda nisu nešto što ima samo Trenirko — imaju ih i drugi programi za klubove. Razlika je u tome što je cijeli tijek, od zaduženja do zatvorenog duga, u jednom sustavu s javnom cijenom — pogledaj cjenik.

Česta pitanja