Popis članova udruge, prema zakonu

Sportski klub organiziran kao udruga mora voditi popis svojih članova prema Zakonu o udrugama, ne prema vlastitom nahođenju. Zakon točno propisuje koji se podaci vode i tko smije tražiti uvid, a tajnik tu obvezu najčešće ispunjava proračunskom tablicom kojoj s vremenom nedostaje pola propisanih stupaca. Nedostatak se obično otkrije tek kad nadležno tijelo ili sam član zatraži uvid, a popis kasni ili je nepotpun. Trenirko vodi evidenciju članova sportskog kluba tako da šest propisanih podataka postoji za svakog člana od prvog dana, a uvid je moguć u svakom trenutku bez traženja po mapama.

Zašto popis članova nije samo formalnost

Popis članova nije interna evidencija koju klub vodi zbog vlastite udobnosti. Članak 12. Zakona o udrugama (NN 74/14, 70/17, 98/19, 151/22) propisuje da je udruga dužna voditi popis svojih članova, a vodi ga „elektronički ili na drugi prikladan način" — zakon ne traži konkretan alat, nego točno određen sadržaj. Popis „uvijek mora biti dostupan na uvid svim članovima i nadležnim tijelima, na njihov zahtjev", što znači da tajnik ne smije odgovoriti da će ga sastaviti kad nađe vremena.

Sportski klub ima dodatan razlog da popis drži urednim. Zakon o sportu (NN 141/22) u članku 66. sportske klubove obvezuje na unos i ažuriranje podataka u evidencije Nacionalnog informacijskog sustava u sportu. Netočan popis tako ne ostaje na polici u uredu, nego ulazi u prijave koje klub podnosi prema van.

Šest podataka koje popis mora imati

Stavak 4. istog članka nabraja točno šest podataka koje popis obvezno sadrži. Nedostaje li ijedan, popis ne zadovoljava zakon, koliko god uredno izgledao u tablici.

Kategorija članstva ostaje prazna ako ju statut kluba ne razlikuje — zakon je traži „ako su utvrđene statutom udruge", ne u svakom slučaju. Datum prestanka članstva je u praksi polje koje najčešće nedostaje, jer se ispis iz kluba obično riješi brisanjem retka umjesto upisom datuma.

Tko smije vidjeti popis, a tko ne

Vođenje popisa i uvid na zahtjev članova ili nadležnih tijela ima jasan pravni temelj: zakonsku obvezu iz članka 6. stavka 1. točke (c) Opće uredbe o zaštiti podataka. Klub tu obradu ne mora posebno opravdavati niti tražiti privolu, jer je zakonska obveza sama po sebi dovoljan temelj.

Javna objava popisa na internetskoj stranici kluba je druga stvar. Agencija za zaštitu osobnih podataka je u mišljenju od 12. prosinca 2022. o obradi osobnih podataka članova udruge i javnoj objavi popisa razjasnila da takva objava traži izričitu privolu svakog člana, po članku 6. stavku 1. točki (a) — zakonska obveza vođenja popisa ne pokriva i njegovo objavljivanje na webu. Klub koji je nekad okačio popis mladih igrača na stranicu radi transparentnosti tako je, bez namjere, obrađivao osobne podatke djece bez pravnog temelja.

Gdje Excel puca

Tablica sama po sebi ne krši zakon — problem je održavanje. Redak se obično obriše umjesto da dobije datum prestanka, pa popis izgleda kao da klub oduvijek ima isti broj članova. OIB se prepisuje ručno s osobne iskaznice ili iz sjećanja, pa jedna zamijenjena znamenka prođe neopaženo dok je netko ne provjeri po kontrolnom broju. Kategorija članstva postoji u statutu, ali ne i u tablici, jer ju je netko unio samo za prvih desetak članova, a onda zaboravio na ostatak.

Najveći problem stiže kad netko zatraži uvid. Zakon kaže da popis mora biti dostupan na zahtjev, a tablica koja živi na privatnom računalu tajnika to ispunjava jedino dok je tajnik dostupan istog trenutka. Predaja dužnosti novom tajniku tada popis nosi dalje kao privitak u mailu, sa svim starim greškama uključenima.

Kako popis vodi Trenirko

Trenirko svakog člana vodi kroz strukturirana polja, ne kroz slobodan tekst: ime, prezime, datum rođenja, OIB s provjerom kontrolnog broja pri unosu, datum pristupanja klubu, grupu u kojoj trenira i podatak o roditelju ili skrbniku s kontaktom. Prestanak članstva se upisuje kao datum, ne kao brisanje retka, pa povijest ostaje čitljiva i godinu dana poslije.

Klub koji već ima popis u Excelu ili CSV-u ne prepisuje ga ručno u novi sustav. Trenirko pri postavljanju kluba prepoznaje stupce po zaglavlju — „ime", „prezime", „datum rođenja", „OIB" i slično — bez potrebe za posebnim predloškom, i javlja grešku po retku ako nešto ne štima, umjesto da tiho uveze pogrešan OIB. Za nove članove postoji i javna online upisnica s QR kodom za plakat: roditelj sam upiše dijete, a klub odobri prijavu prije nego što uđe u aktivan popis.

Uvid koji zakon traži rješava izvještaj za upravu, dostupan kao PDF i CSV: stanje članstva na početku i kraju razdoblja, novi članovi i istupi, razvrstano po dobnim skupinama, spolu i mjestu. Prije nego što se izvještaj preda, ekran unaprijed upozori koji članovi nemaju upisan datum rođenja ili spol, umjesto da ta rupa iskrsne tek kad izvještaj već stoji pred upravom. Klub koji uz to priprema i izvještaj za grad ili općinu polazi od istog popisa, ne od zasebne evidencije.

Podaci se čuvaju na poslužiteljima u Europskoj uniji, u Frankfurtu, a klub ima na raspolaganju GDPR izvoz podataka pojedinog člana i opciju trajne anonimizacije na zahtjev za pravo na zaborav — financijski zapisi tada ostaju bez imena, jer ih računovodstveni propisi traže čuvati, dok se osobni podaci trajno uklanjaju. Popis koji Trenirko vodi klub nigdje javno ne objavljuje: upisnica kluba nije indeksirana u tražilicama, pa se pitanje privole koje spominje Agencija za zaštitu osobnih podataka ovdje uopće ne postavlja. Više o tome piše na stranici o privatnosti.

Česta pitanja