Izvještaj gradu bez prepisivanja iz pet tablica
Sportski klub koji dobije sredstva iz gradskog ili općinskog programa javnih potreba u sportu mora tijelu koje ga financira dostaviti izvještaj o članstvu, radu i utrošku tih sredstava. Obrazac i rok propisuje svaki grad ili općina sam, ne zakon, pa se izgled izvještaja razlikuje od mjesta do mjesta. Podaci koje traži su, međutim, gotovo posvuda isti — broj članova, treninga, trenera i financijski utrošak. Trenirko te brojke sastavi iz podataka koje klub već vodi kroz prozivku, zaduženja i uvezeni izvod, u jedan PDF i CSV za odabrano razdoblje.
Zašto je izvještaj gradu teži nego što izgleda
Tajnik kluba obično zna odgovor na svako pojedino pitanje iz obrasca — koliko je djece u mlađim uzrastima, koliko je treninga održano, koliko je novca stiglo. Problem nije znanje nego sastavljanje: svaki odgovor živi na drugom mjestu. Ta razdvojenost nije nemar nego posljedica toga kako podaci u klubu prirodno nastaju — svaka evidencija bilježi svoj dio posla, a nitko je ne vodi s mišlju na gradski izvještaj.
- Članstvo je u jednoj tablici. Često bez podjele po dobnim skupinama, jer se ta podjela dosad nigdje nije tražila — o tome više u evidenciji članova udruge.
- Prozivka je na papiru ili u bilježnici. Prisutnost po treningu nitko ne zbraja dok je grad izrijekom ne zatraži.
- Financije su u izvodu i priznanicama. Razdvojiti sredstva grada od članarina znači ručno prelistavanje mjeseca po mjeseca.
- Liječnički pregledi su treća evidencija. A obrazac ih zna tražiti kao dokaz da program vodi računa o djeci — vidi liječničke preglede u klubu.
Rezultat je izvještaj koji nastaje uoči roka, uz nekoliko večeri prepisivanja iz Excela u Excel, s brojkama koje se ne mogu naknadno provjeriti jer nitko nije zabilježio kako je do njih došao. Ako grad zatraži dopunu ili obrazloženje jedne jedine brojke, tajnik se vraća na početak i prolazi iste tablice iznova.
Što zakon traži, a što traži tvoj grad
Zakon o sportu propisuje samo okvir: predstavničko tijelo jedinice lokalne ili područne (regionalne) samouprave donosi godišnji program javnih potreba u sportu, na prijedlog sportske zajednice, a program obuhvaća, među ostalim, poticanje sporta, aktivnosti djece i mladeži i djelovanje sportskih udruga. Sam izvještaj — obrazac, rok, prilozi — propisuje akt koji donese jedinica lokalne samouprave ili njezina sportska zajednica, ne zakon izravno. Zato ne postoji jedan državni obrazac koji vrijedi za sve klubove.
Primjer takvog lokalnog pravila je Zajednica sportskih udruga Grada Pazina, koja od korisnika sredstava traži obrazac izvještaja sportskog programa i obrazac izvještaja sportske manifestacije, uz izjavu o ispunjenim obvezama i izjavu o nepostojanju dvostrukog financiranja. Ti obrasci traže podatke o članovima i njihovoj aktivnosti, angažiranim trenerima, financijskom utrošku dodijeljenih sredstava i ostvarenim programima — jezgru koju u praksi traži većina jedinica, samo pod drugim imenom obrasca.
Za tajnika kluba to znači dva koraka umjesto jednog: prvo provjeriti što piše u natječajnoj dokumentaciji ili pravilniku vlastite jedinice, a tek onda krenuti na prikupljanje brojki. Ime obrasca, broj priloga i rok razlikovat će se od grada do grada, ali podaci koje traže preklapaju se dovoljno da ih ima smisla pripremiti unaprijed, prije nego što natječaj i rok uopće budu objavljeni.
Podaci koje svaki izvještaj traži
Bez obzira na to kako se obrazac zove, jezgra podataka je gotovo uvijek ista — i gotovo uvijek živi na različitim mjestima u klubu. Tablica niže pokazuje pet takvih podataka: što se traži, gdje ta brojka u klubu obično nastaje, i gdje uobičajeno puca.
| Podatak | Gdje ga klub obično ima | Gdje puca |
|---|---|---|
| Broj članova po dobi i spolu | evidencija članova, često u Excelu | djeca su upisana bez datuma rođenja, pa ih nije moguće razvrstati po dobnim skupinama |
| Broj treninga i prisutnost | prozivke po grupama, papirnate ili u bilježnici | prozivka postoji, ali zbrajanje po grupi i mjesecu dosad nitko nije radio |
| Broj trenera i njihove grupe | raspored ili glava tajnika | jedan trener vodi grupe upisane u dvije različite evidencije, pa se broj razlikuje ovisno o tome koju otvoriš |
| Financije — utrošak dodijeljenih sredstava | izvod iz banke i priznanice | nema jasne granice između sredstava grada i članarina na istom računu |
| Liječnički pregledi | papirnate potvrde ili tablica | nitko ne zna kome je istekao dok savez pred natjecanje ne zatraži popis |
Kad se sve ovo mora sastaviti ručno, greška nije u trudu nego u broju mjesta gdje podatak živi. Rješenje nije nova evidencija za grad, nego sastavljanje iz one koju klub već ima.
Kako Trenirko sastavi brojke
Trenirko ne traži da vodiš dodatnu evidenciju za grad. Izvještaj za upravu izvuče brojke iz podataka koje klub kroz sezonu ionako unosi — prozivku, zaduženja i uplate, uvezeni izvod, liječničke preglede — pa nastaje bez prepisivanja. Ništa od toga ne unosiš posebno za grad: isti podaci istovremeno služe i za svakodnevno vođenje kluba.
Odabereš razdoblje, od–do, i Trenirko izračuna četiri cjeline: članstvo — koliko je bilo članova na početku i kraju razdoblja, koliko je novih i koliko je istupilo, s razdjelom po dobnim skupinama, spolu, poštanskom broju i mjestu; rad — broj članova, treninga i postotak prisutnosti po grupi, broj trenera i koliko grupa vodi svaki, ukupan broj treninga i natjecanja; financije — koliko je zaduženo, naplaćeno i ostalo otvoreno, stopu naplate, uplate primljene u razdoblju i dug razvrstan po starosti (nedospjelo, 0–30, 31–60, više od 60 dana); i obveze — koliko članova ima važeći liječnički pregled, koliko nema, koliko nedostaje podatak i koliko ih ističe u sljedećih 90 dana. Zaglavlje nosi ime kluba, OIB, razdoblje i datum izrade. Uz brojke, izvještaj ispiše i napomene ako, primjerice, neki trener nema dodijeljenu grupu ili nekom treningu nedostaje označena prisutnost — da znaš što provjeriti prije predaje.
Prije preuzimanja ekran upozori ako nekom članu nedostaje datum rođenja ili spol, da to dopuniš prije nego brojke odu gradu — taj popis ostaje samo na ekranu, ne ulazi u PDF ni CSV. Izlaz je PDF za predaju i CSV ako podatke želiš dalje obraditi. Trenirko ne ispunjava gradski obrazac umjesto tebe: daje brojke koje u njega prepišeš i PDF koji mu priložiš, a arhivu predanih izvještaja ne čuva — sačuvani primjerak je onaj koji sam preuzmeš. Ciklus izvještavanja prema gradu je godišnji, pa isti postupak ponoviš iduće sezone s novim razdobljem, bez da iznova tražiš stare brojke.
Funkcija je dio Trenirka i dostupna je besplatno do 30 aktivnih članova, sa svim funkcijama koje klub inače koristi.
Česta pitanja
Popunjava li Trenirko gradski obrazac umjesto mene?
Ne. Grad ili njegova sportska zajednica propisuje vlastiti obrazac, pa ga Trenirko ne poznaje. Trenirko ti da brojke i PDF koji u taj obrazac prepišeš ili priložiš.
Mora li klub imati više od 30 članova da bi ovo koristio?
Ne. Izvještaj za upravu dostupan je i besplatno, do 30 aktivnih članova, sa svim funkcijama.
Što ako nekom članu nedostaje datum rođenja ili spol?
Ekran prije preuzimanja ispiše popis takvih članova, da ih dopuniš prije nego predaš izvještaj. Sam PDF i CSV taj popis ne sadrže.
Čuva li Trenirko kopiju predanog izvještaja?
Ne. PDF koji preuzmeš i predaš gradu sačuvaš sam — Trenirko ne drži arhivu poslanih izvještaja.
Vrijedi li izvještaj i za manifestacije, ne samo redovni program?
Izvještaj za upravu pokriva redovni rad kluba u razdoblju koje odabereš — članstvo, treninge i financije. Odvojeni obrazac za pojedinu manifestaciju grad obično traži posebno.
Izvještaj za upravu dio je Trenirka i dostupan je u svakom paketu, uključujući besplatni do 30 članova.